Tổng đài Analog và VoIP: Loại hình nào phù hợp cho doanh nghiệp?

Analog và VoIP là hai hệ thống tổng đài phổ biến hiện nay. Mỗi hệ thống đều có những đặc điểm riêng. Vì vậy trong bài viết dưới đây hãy cùng ITY tiến hành so sánh tổng đài Analog và VoIP để thấy được những ưu điểm, hạn chế của từng tổng đài và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất nhé.

1. Tổng đài VoIP là gì?

Tổng đài VoIP hay IP là hệ thống tổng đài được kết nối và hoạt động trên nền tảng internet, sử dụng mạng LAN, WAN hoặc Internet để thực hiện các cuộc gọi đi. Nhờ ứng dụng công nghệ hiện đại, tổng đài IP ngày càng sở hữu nhiều tính năng ưu việt, đã và đang dần trở thành giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng hiệu quả cho các doanh nghiệp thay thế cho các tổng đài truyền thống.

2. Tổng đài Analog là gì?

Tổng đài Analog hay điện thoại bàn là hệ thống tổng đài đã xuất hiện từ lâu, hoạt động thông qua đường dây bưu điện. Khi sử dụng tổng đài này, các đơn vị cung cấp tổng đài sẽ kéo đường dây đến văn phòng – nơi đặt tổng đài của các doanh nghiệp.

3. Những điểm khác nhau giữa tổng đài Analog truyền thống và tổng đài ảo VoIP

Tổng đài Analog và tổng đài ảo VoIP là hai hệ thống liên lạc khác nhau với công nghệ và tính năng khác nhau. Dưới đây là những điểm khác nhau chính giữa hai loại tổng đài này:

Về Công nghệ truyền tải

Tổng đài Analog sử dụng công nghệ truyền tải âm thanh thông qua mạng điện thoại PSTN (Public Switched Telephone Network) truyền thống, trong khi tổng đài ảo VoIP sử dụng công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol) để truyền tải giọng nói qua mạng internet.

Về Cấu trúc hạ tầng

Tổng đài Analog yêu cầu cấu trúc hạ tầng vật lý với dây điện thoại đường dây đồng truyền thống và các trung tâm chuyển mạch, trong khi tổng đài ảo VoIP là một hệ thống dựa trên phần mềm, không yêu cầu cấu trúc vật lý phức tạp.

Thiết bị điện thoại sử dụng tổng đài

Hiệu suất hoạt động của tổng đài

Tổng đài Analog: Hiệu suất hoạt động của tổng đài Analog có thể bị hạn chế bởi yếu tố vật lý và công nghệ truyền tải. Tổng đài Analog yêu cầu cấu trúc hạ tầng vật lý và sử dụng mạng điện thoại PSTN truyền thống. Điều này có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy và khả năng mở rộng của hệ thống.

Tổng đài ảo VoIP: Hiệu suất hoạt động của tổng đài ảo VoIP thường cao hơn. Với công nghệ VoIP, hệ thống tổng đài có khả năng truyền tải giọng nói qua mạng internet, giúp giảm thiểu các hạn chế về địa lý và tăng cường tính linh hoạt. Tổng đài ảo VoIP cũng thường có tính khả dụng cao hơn và có khả năng sao lưu dự phòng để đảm bảo hoạt động liên tục.

Chi phí mà doanh nghiệp phải trả

Tổng đài VoIP thường có chi phí cấu hình ban đầu thấp hơn so với tổng đài Analog. Điều này do việc sử dụng phần mềm và kết nối qua mạng internet giúp giảm thiểu yêu cầu về thiết bị vật lý và cấu hình. 

Xem về chi phí cuộc gọi, Tổng đài VoIP thường có chi phí cuộc gọi thấp hơn so với tổng đài Analog. Với việc sử dụng mạng internet để truyền tải giọng nói, cuộc gọi qua tổng đài VoIP có thể tiết kiệm chi phí, đặc biệt là trong trường hợp gọi quốc tế hoặc gọi xa. 

Đồng thời, Tổng đài VoIP cũng mang lại tính linh hoạt và tính năng tiên tiến hơn so với tổng đài Analog. Với tính năng như gọi trực tiếp từ trình duyệt web, ứng dụng di động và khả năng mở rộng máy nhánh không giới hạn, tổng đài VoIP cung cấp sự thuận tiện và khả năng tương tác cao hơn. 

Xem xét khả năng quản lý và mở rộng, Tổng đài VoIP thường dễ dàng quản lý và cấu hình từ giao diện web trực quan. Việc thêm mới máy nhánh và tính năng, quản lý cuộc gọi và theo dõi hiệu suất cũng trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với tổng đài truyền thống Analog. 

Tính linh hoạt và di động

Tổng đài Analog hạn chế về tính linh hoạt và di động, vì yêu cầu cấu trúc hạ tầng cố định và không thể di chuyển dễ dàng. Trong khi đó, tổng đài ảo VoIP có tính linh hoạt cao và có thể truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet, cho phép người dùng làm việc từ xa và di chuyển một cách dễ dàng.

Tính năng và tích hợp

Tổng đài ảo VoIP thường cung cấp nhiều tính năng tiên tiến như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm, hội nghị điện thoại và tích hợp với các ứng dụng khác như CRM. Trong khi đó, tổng đài Analog có hạn chế trong tính năng và tích hợp.

Quản lý và mở rộng

Tổng đài ảo VoIP cho phép quản lý dễ dàng và linh hoạt hơn. Người dùng có thể quản lý và cấu hình hệ thống từ giao diện web trực quan, thay đổi cài đặt, thêm mới máy nhánh và tính năng một cách nhanh chóng. Trong khi đó, tổng đài Analog yêu cầu sự can thiệp vật lý và công việc cài đặt phức tạp để mở rộng và thay đổi.

Tính khả dụng và độ tin cậy

Tổng đài ảo VoIP thường có tính khả dụng cao hơn và độ tin cậy tốt hơn so với tổng đài Analog. Với kiến trúc dựa trên phần mềm và khả năng sao lưu dự phòng, tổng đài ảo VoIP có khả năng tự động chuyển đổi hoạt động giữa các trung tâm dữ liệu khác nhau trong trường hợp xảy ra sự cố, giữ cho dịch vụ luôn hoạt động.

Quốc tế và đa văn hóa

Tổng đài ảo VoIP có khả năng kết nối quốc tế một cách dễ dàng và hiệu quả. Với tính năng VoIP, cuộc gọi quốc tế có thể được thực hiện với mức giá thấp hơn và không gặp các hạn chế về địa lý. Điều này rất hữu ích cho các tổ chức có hoạt động kinh doanh quốc tế và phải liên lạc với khách hàng, đối tác ở nhiều quốc gia khác nhau.

4. Doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài Analog hay VoIP?

Thông qua việc so sánh so sánh tổng đài IP và tổng đài Analog ở phần trên, có thể thấy, tổng đài IP sở hữu nhiều lợi thế nổi trội hơn hẳn tổng đài Analog. Những lợi thế này đáp ứng hầu hết nhu cầu của các doanh nghiệp. Từ việc không tốn chi phí, dễ nâng cấp, mở rộng, quản lý cho đến sự đa dạng tính năng, linh hoạt trong quá trình sử dụng…

Những lợi thế này đã giúp tổng đài IP ngày càng vượt xa tổng đài Analog truyền thống. Cũng chính vì vậy mà tổng đài IP đã và đang trở thành giải pháp hỗ trợ chăm sóc khách hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, giúp doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu suất công việc.

Tổng đài YCall – Giải pháp tổng đài chuyên nghiệp tiết kiệm chi phí

• Chi phí trọn gói: Không phải đầu tư phần cứng tổng đài, tiết kiệm chi phí thoại lên đến 50%
• Ghi âm, Thống kê báo cáo: Tự động ghi âm toàn bộ cuộc gọi, báo cáo chi tiết giúp đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Hầu hết mọi người đều có Khách hàng có thể sử dụng thiết bị đầu cuối trên máy tính, điện thoại smartphone.
• Tổng đài hỗ trợ toàn bộ đầu số: ITY hỗ trợ toàn bộ phần đầu số để khách hàng yên tâm mỗi khi gọi ra. Không phải lo lắng vấn đề khóa số gây gián đoạn cuộc gọi của sale nữa.

Khởi tạo tổng đài doanh nghiệp và dùng thử miễn phí ngay bây giờ!

Liên hệ thông tin sau để được tư vấn kỹ hơn:

Hotline: 1900 099985

Fanpage: ITY – Tổng Đài Telesales Tiết Kiệm Chi Phí